Integracja rejestracji czasu pracy z programem płacowym dla wydajności w instytucji publicznej
Starostwo powiatowe stanowi istotne ogniwo polskiego samorządu terytorialnego. To instytucja, która ma kluczowe znaczenie dla efektywnego funkcjonowania i rozwoju powiatu. Wykonuje wiele kluczowych zadań, od zarządzania infrastrukturą drogową po edukację i ochronę zdrowia. Bardzo ważnym aspektem w działalności starostw powiatowych jest skrupulatna rejestracja czasu pracy, co stanowi fundament dobrze zarządzanej administracji, umożliwiający transparentność, kontrolę i optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich.
Powiat wielicki, w którego starostwie prowadziliśmy prace, to jednostka administracyjna województwa małopolskiego. Jego siedziba znajduje się w mieście Wieliczka. Nasz Klient, podejmuje kluczowe decyzje dotyczące działania i rozwoju regionu. W Starostwie Powiatowym w Wieliczce zatrudnione jest ponad 100 osób, które każdego dnia podejmują działania, dzięki którym powiat funkcjonuje sprawnie i bezbłędnie. Aby pracowały jeszcze bardziej efektywnie, ważne jest zadbanie o rejestrację czasu pracy. Skrupulatne rejestrowanie przepracowanych godzin jest istotne z kilku powodów. Po pierwsze, pozwala to na dokładne kontrolowanie kosztów związanych z zatrudnieniem, co zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów finansowych organizacji. Równie ważna jest sprawiedliwość w miejscu pracy. Pracownicy są wynagradzani zgodnie z rzeczywistym czasem, jaki poświęcają na pracę. Dzięki temu unika się nieuczciwego traktowania podwładnych oraz konfliktów. Warto także zaznaczyć, że rejestracja czasu pracy pomaga w zwiększeniu efektywności i produktywności Starostwa Powiatowego poprzez identyfikację obszarów, które wymagają usprawnienia.
Głównym problemem, z którym zgłosiło się do nas Starostwo Powiatowe w Wieliczce, była konieczność rejestrowania czasu prazy pracowników zintegrowana z programem kadrowo-płacowym Cogisoft, który pozwala na prowadzenie kartotek ewidencyjnych pracowników oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków ZUS i innych składników wypłat wynikających z podpisanych umów. Dla Klienta bardzo ważny był automatyczny eksport danych do oprogramowania rozliczającego z jak najmniejszą obsługą systemu RCP.
W instytucji zamontowaliśmy 2 czytniki Virdi AC-1100, które zintegrowano z systemem Cogisoft — dane dotyczące rejestracji czasu pracy są przesyłane z czytników bezpośrednio do oprogramowania. Integracja godzin wejścia i wyjścia pracowników z programem kadrowo-płacowym przynosi szereg korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Przede wszystkim, automatyczne przesyłanie danych o czasie pracy eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji, co przekłada się na większą efektywność i dokładność w naliczaniu wynagrodzenia. Eliminuje ryzyko błędów w obliczeniach płac oraz przyspiesza proces wypłat. Dodatkowo integracja pozwala na oszczędność cennego czasu osób odpowiedzialnych za kwestie kadrowo-płacowe. Integracja sprzyja także transparentności, co z kolei wzmacnia zaufanie w miejscu pracy.
Co ważne wdrożone przez nas urządzenia są w pełni kompatybilne ze stosowanym w Starostwie Powiatowym w Wieliczce systemem kontroli dostępu konkurencyjnej firmy. Brak konieczności dostawy dodatkowych kart oraz kompleksowa obsługa obydwóch systemów za pomocą jednego narzędzia do autentykacji znacząco wypływa na wygodę i efektywność korzystania z systemów przez pracowników.
