Sprawna rejestracja czasu pracy i integracja z Symfonią w placówce ochrony zdrowia

Rejestracja czasu pracy w szpitalach to jedno z najważniejszych i zarazem najtrudniejszych zadań, z jakimi muszą się zmierzyć placówki medyczne na całym świecie. To dynamiczne i nieustannie działające instytucje, gdzie każda minuta jest cenna, a błąd w zarządzaniu czasem może mieć poważne konsekwencje zarówno dla pacjentów, jak i personelu medycznego. Wdrożenie efektywnego systemu rejestrowania czasu pracy w szpitalu stanowi zatem nie tylko wyzwanie logistyczne, ale także kwestię kluczową dla jakości opieki nad pacjentem, bezpieczeństwa pracy i zrównoważonego zarządzania zasobami ludzkimi.

Dlaczego rejestrowanie czasu pracy w szpitalu jest tak trudne? Istnieje kilka głównych czynników, które sprawiają, że ta kwestia jest niezwykle skomplikowana i wymaga szczególnego podejścia:

• zmienne, elastyczne grafiki pracy;
• częste nadgodziny;
• różnorodność zawodów — personel medyczny skupia w sobie różnorodne zawody, od pielęgniarek i lekarzy po techników laboratoryjnych i personel administracyjny; każda grupa ma swoje własne wymagania i przepisy dotyczące pracy, co utrudnia stworzenie jednolitego systemu rejestrowania czasu;
• zapewnienie bezpieczeństwa pacjentów — błędy w zarządzaniu czasem pracy mogą prowadzić do zmęczenia personelu, co z kolei zwiększa ryzyko popełnienia błędów medycznych, które mogą być katastrofalne dla pacjentów.

Prace wykonaliśmy w Powiatowym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Starachowicach, który zatrudnia około 800 pracowników. Przed wprowadzeniem systemu rejestracji czasu pracy, szpital borykał się z kilkoma istotnymi problemami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi w tym zakresie. Jednym z największych był brak precyzyjnego sposobu na monitorowanie godzin pracy lekarzy. Nieposiadanie klarownych danych na temat czasu pracy skutkowało trudnościami w naliczaniu wynagrodzeń, efektywnym zarządzaniu harmonogramami oraz planowaniu dyżurów. Dzięki dokładnemu rejestrowaniu godzin pracy personelu medycznego i administracyjnego, szpital chciał móc lepiej planować zamiany oraz posiadać informację na temat osób, które aktualnie są na dyżurze i ile godzin przepracowały w danym okresie. Nie mniej ważne było prawidłowe rozliczanie czasu pracy w celu zapewnienia zgodności z prawem oraz klarowności wynagrodzeń.

W celu rozwiązania powyższych problemów, zarząd szpitala podjął decyzję o wdrożeniu systemu rejestracji czasu pracy od AutoID. Najważniejsze funkcje UNIS RCP to:

• możliwość samodzielnego dodawania oraz usuwania pracowników przez administratorów systemu;
• rejestracja czasu pracy: system umożliwia rejestrację czasu pracy pracowników za pomocą kart zbliżeniowych przy wykorzystaniu czytników kart Virdi AC-1100;
• planowanie grafików pracy: UNIS RCP pozwala na automatyczne lub manualne ustalanie harmonogramów pracy;
• rozliczanie czasu pracy: oprogramowanie umożliwia rozliczanie czasu pracy pracowników, w tym generowanie raportów i analiz;
• integracja z innymi systemami: nasze oprogramowanie można zintegrować z innymi systemami informatycznymi firmy, np. kadrowo-płacowym.

W Powiatowym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Starachowicach wykonaliśmy integrację rejestracji czasu pracy z oprogramowaniem Symfonia w zakresie kadr i płac. Znacząco zwiększa to efektywność działania księgowości, ponieważ pracownicy administracyjni nie muszą ręcznie wprowadzać danych do dwóch różnych systemów, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Klient zdecydował się na skorzystanie z opieki serwisowej, która pozwala na dostęp do najnowszych aktualizacji i poprawek, a także zapewnia wsparcie techniczne w razie ewentualnych problemów z działaniem Rejestracji Czasu Pracy. Dzięki temu można zapobiegać przestojom w jej pracy. Ponadto Powiatowy Zakład Opieki Zdrowotnej w Starachowicach posiada dostęp do najnowszych funkcji i poprawek, które mogą pomóc w ulepszeniu wydajności pracy i zmniejszeniu kosztów.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą związaną z kontrolą dostępu UNIS SKD i optymalizacją zarządzania czasem pracy!